Semua Panduan

Untuk Ormawa

Panduan Modul Ormawa (Role Ormawa)

Panduan ini ditujukan bagi anggota Ormawa (BEM, HIMA, UKM, dll.) yang menggunakan portal FTMM-Nexus untuk mengelola program kerja, mengajukan SIK, meminjam ruang, dan mengajukan dana kegiatan.

Akses & Login

Akses aplikasi melalui ftmm-nexus.my.id, lalu klik tombol Login di sudut kanan atas halaman landing.

Landing Page FTMM-Nexus Gambar 1. Tampilan Landing Page FTMM-Nexus

Tombol Login pada Landing Page Gambar 2. Tombol Login di Landing Page

Gunakan Email atau NIM beserta password akun yang sudah terdaftar. Password default: @irlangg@

Form Login Gambar 3. Form Login

Halaman Login (tampilan lengkap) Gambar 4. Tampilan Halaman Login

Jika ada kendala login atau ingin mendaftar dapat menghubungi Whatsapp Admin (Angga)

Pengenalan Dashboard Ormawa

Setelah login, halaman pertama yang tampil adalah Dashboard yang berisi:

Tampilan Dashboard Ormawa Gambar 5. Tampilan Dashboard Ormawa

a. Card Statistik — menampilkan Total Proker Keseluruhan, Proker Aktif, SIK Terbit, Pengajuan Dana Aktif, Permohonan Peminjaman Ruang, dan Proker Selesai.

Card Statistik Gambar 6. Card Statistik

b. Tombol Quick Action — pintasan cepat ke modul-modul utama.

Tombol Quick Action Gambar 7. Tombol Quick Action

  • Semua SIK → Halaman Manajemen SIK
  • Pengajuan Dana → Halaman Manajemen Pengajuan Dana
  • Peminjaman Ruang → Halaman Manajemen Peminjaman Ruang
  • Pinjam Lokasi Eksternal → Halaman Manajemen Peminjaman Lokasi Eksternal
  • SIK Terbit → Halaman SIK dengan filter "Sudah Terbit"
  • Tambah SIK Non-Proker → Form Pengajuan SIK Non-Program Kerja

c. Form Pencarian & Filter Program Kerja — pencarian cepat proker atau filter berdasarkan status.

Form Pencarian dan Filter Gambar 8. Form Pencarian dan Filter Program Kerja

d. Card Program Kerja — daftar kartu seluruh program kerja ormawa yang telah diinput ke sistem.

Card Program Kerja Gambar 9. Card Program Kerja

e. Info Keanggotaan — daftar akun yang terdaftar pada ormawa terkait, beserta tombol navigasi menuju edit Data Bendahara.

Info Keanggotaan Gambar 10. Info Keanggotaan

f. Informasi Alur Pengajuan — ringkasan urutan alur pengajuan SIK, Dana, dan Ruang.

Informasi Alur Pengajuan Gambar 11. Informasi Alur Pengajuan

g. Card Template & Panduan — tautan ke template dokumen dan SOP yang dibutuhkan ormawa.

Card Template & Panduan Gambar 12. Card Template & Panduan

Edit Data Bendahara

Saat pertama kali login, ormawa wajib melengkapi data bendahara sebelum mengajukan dana. Akses melalui tombol di card Info Keanggotaan (Gambar 10).

Data yang perlu diisi: Nama Lengkap Bendahara, NIM, NIK (KTP), Bank, dan Nomor Rekening.

Form Edit Data Bendahara (1) Gambar 13. Form Edit Data Bendahara — Data Pribadi

Unggah juga dokumen pendukung di bagian bawah halaman: KTP, KTM, dan Fotokopi Buku Rekening (atau screenshot m-banking yang menampilkan nomor rekening bendahara).

Form Edit Data Bendahara (2) Gambar 14. Form Edit Data Bendahara — Unggah Dokumen

File yang diterima: format JPG, PNG, atau PDF, maks. 2 MB per file.

Langkah Pengajuan SIK

Pengajuan SIK hanya dapat dilakukan untuk program kerja yang sudah terdaftar di sistem. Klik tombol Ajukan SIK pada card Program Kerja.

Card Program Kerja dengan Tombol Ajukan SIK Gambar 15. Tombol "Ajukan SIK" pada Card Program Kerja

Isi form Detail Kegiatan dengan data berikut:

  • a. Nama Kegiatan — nama kegiatan final (data sudah pre-filled dari lembar pengesahan; ubah hanya jika ada perubahan nama).
  • b. Tanggal Mulai & Selesai Pelaksanaan — pilih menggunakan date picker.
  • c. Deskripsi Kegiatan — deskripsi kegiatan (sudah pre-filled; ubah jika diperlukan).
  • d. Rencana Tempat Kegiatan (opsional) — isi hanya jika kegiatan berlangsung di satu tempat. Jika berupa rangkaian, wajib isi form Rangkaian Kegiatan (lihat Gambar 17).
  • e. Nomor Surat Permohonan — nomor surat permohonan yang telah dibuat ormawa.
  • f. Unggah Surat Permohonan — unggah surat yang telah ditandatangani Presiden BEM.

Surat permohonan diterima dalam format PDF, maks. 5 MB.

Form Pengajuan SIK Gambar 16. Tampilan Form Pengajuan SIK

Form Rangkaian Kegiatan Gambar 17. Form Rangkaian Kegiatan (wajib jika Program Kerja berupa rangkaian)

Setelah semua data terisi dan dipastikan benar, klik Simpan & Ajukan Sekarang.

Form Nomor Surat dan Upload serta Tombol Ajukan Gambar 18. Form Nomor Surat Permohonan, Unggah File, dan Tombol Simpan & Ajukan

Proses Approval SIK

Setelah diajukan, halaman akan berpindah ke tampilan Detail Program Kerja yang berisi riwayat proses approval secara real-time.

Halaman Detail Program Kerja yang Telah Diajukan Gambar 19. Halaman Detail Program Kerja — Status Pengajuan SIK

Alur persetujuan SIK berlangsung secara bertahap:

  1. Verifikasi Berkas oleh Kemahasiswaan (Setujui / Revisi / Tolak)
  2. Persetujuan Pembina (Setujui / Revisi / Tolak)
  3. Input Nomor SIK oleh Kemahasiswaan (dari e-office)
  4. Verifikasi Wakil Dekan I — menelaah dan memberikan paraf pada Draft SIK
  5. Persetujuan Dekan — mengesahkan dengan tanda tangan digital
  6. Penerbitan SIK oleh Kasubag Akademik & Kemahasiswaan

Selama proses, ormawa dapat sewaktu-waktu diminta revisi. Jika ada revisi, notifikasi akan dikirim ke Telegram terdaftar.

Notifikasi Telegram — SIK Perlu Direvisi Gambar 20. Notifikasi Telegram ketika SIK Perlu Direvisi

Halaman Detail Program Kerja akan berubah menjadi form edit dengan catatan dari approver yang meminta revisi.

Tampilan Revisi SIK pada Role Ormawa Gambar 21. Tampilan Halaman Revisi SIK

Perbaiki data sesuai catatan approver, lalu klik Simpan & Ajukan untuk mengajukan ulang. Proses approval akan berlanjut kembali dari tahap yang tertahan.

Riwayat Proses setelah Perbaikan Gambar 22. Tampilan Riwayat Proses setelah Revisi Dikirim Ulang

Jika semua tahapan telah dilewati hingga penerbitan, ormawa akan mendapat notifikasi SIK Terbit di Telegram.

Notifikasi Telegram — SIK Terbit Gambar 23. Notifikasi Telegram SIK Telah Terbit

SIK yang sudah terbit dapat di-preview atau diunduh langsung dari halaman Detail Program Kerja.

Navigasi SIK Terbit pada Detail Program Kerja Gambar 24. Navigasi Unduh / Preview SIK Terbit

Preview SIK Terbit Gambar 25. Tampilan Preview SIK Terbit

SIK yang sudah terbit juga akan mengaktifkan tombol Pinjam Ruang, Pinjam Lokasi Eksternal, dan Ajukan Dana pada card Program Kerja terkait.

Card Program Kerja setelah SIK Terbit Gambar 26. Card Program Kerja — Tombol Aktif setelah SIK Terbit

Peminjaman Ruang & Lokasi Eksternal

Peminjaman ruang hanya bisa dilakukan setelah SIK terbit. Klik tombol Pinjam Ruang pada card Program Kerja.

Pada form pengajuan, isi Daftar Slot Kegiatan dengan langkah berikut:

  1. Nama Slot — isikan nama kegiatan/sesi.

  2. Waktu Mulai & Waktu Selesai — pilih via date picker.

    Tanggal dan waktu yang tersedia dibatasi pada rentang tanggal SIK yang terbit, serta sesuai SOP (Senin–Jumat: 08.00–19.00, Sabtu: 08.00–16.00).

  3. Kapasitas — isi kapasitas ruangan yang dibutuhkan.

  4. Klik Cari — daftar ruangan yang tersedia akan muncul.

  5. Pilih ruangan yang sesuai.

  6. Isi Catatan untuk Admin (opsional).

  7. Klik Ajukan Permintaan.

Form Pengajuan Peminjaman Ruang Gambar 27. Form Pengajuan Peminjaman Ruang

Setelah diajukan, halaman beralih ke tampilan Detail Peminjaman yang berisi daftar slot dan riwayat verifikasi. Proses approval dilakukan secara bertahap: Operator Ruang → Verifikasi Sarpras → Disetujui & Terplot ke Sistem.

Detail Peminjaman setelah Diajukan Gambar 28. Tampilan Detail Peminjaman Ruang

Detail Peminjaman jika Sudah Disetujui Gambar 29. Detail Peminjaman Ruang — Status Disetujui

Selama proses, approver dapat melakukan aksi: Setujui, Revisi, Edit Slot (penyesuaian ruangan oleh approver), atau Tolak.

Untuk peminjaman lokasi eksternal, klik tombol Pinjam Lokasi Eksternal (Gambar 26), isi form slot kegiatan, pilih lokasi eksternal yang dituju, serta isi keperluan/tujuan peminjaman, lalu klik Ajukan Permintaan. Jika disetujui Sarpras, surat peminjaman akan dikirimkan ke pihak pengelola lokasi tersebut.

Form Pengajuan Peminjaman Lokasi Eksternal Gambar 30. Form Pengajuan Peminjaman Lokasi Eksternal

Pengajuan Dana

Pengajuan dana hanya bisa dilakukan setelah SIK terbit. Klik tombol Ajukan Dana pada card Program Kerja.

Ketentuan pemilihan program kerja:

  • Pilih 1 Program Kerja jika dana yang diajukan ≥ Rp1.000.000,00
  • Gabung lebih dari 1 Program Kerja jika dana masing-masing < Rp1.000.000,00, hingga akumulasi total minimal Rp1.000.000,00

Setiap program kerja yang dipilih, isi nominal FIX dana sesuai RAB yang diunggah. Nominal maksimal tidak melebihi pagu anggaran pada lembar pengesahan program kerja terkait.

Unggah Dokumen Pendukung berupa:

  • Surat Permohonan Bantuan Dana (ditandatangani Presiden BEM)
  • RAB (Rencana Anggaran Biaya)

Format file: PDF, maks. 10 MB

Form Unggah Dokumen Pendukung Gambar 31. Form Unggah Dokumen Pendukung

Setelah semua isian sesuai, klik Ajukan Permohonan Dana.

Form Pengajuan Bantuan Dana Gambar 32. Tampilan Form Pengajuan Bantuan Dana

Halaman akan berpindah ke tampilan proses approval pengajuan dana.

Detail Pengajuan Dana Gambar 33. Tampilan Detail Pengajuan Dana yang Sudah Diajukan

Alur approval pengajuan dana:

  1. Verifikasi Pembina (Setujui / Revisi / Tolak)

  2. Persetujuan Dekan (Setujui / Revisi / Tolak)

  3. Proses Memo WD II — Wakil Dekan II memproses memo pengajuan dana

  4. Verifikasi Bagian Keuangan (Setujui / Revisi / Tolak)

  5. Unggah SPTJM Bertandatangan — Bendahara ormawa mengunduh SPTJM, membubuhkan tanda tangan digital & e-materai, lalu mengunggahnya kembali.

    Pada tahap ini, ormawa juga mendapat notifikasi Telegram bahwa SPTJM siap ditandatangani.

Form Unggah SPTJM Bertandatangan Gambar 34. Form Unggah SPTJM Bertandatangan

Notifikasi Telegram — SPTJM Siap Ditandatangani Gambar 35. Notifikasi Telegram SPTJM Siap Ditandatangani

  1. Setelah SPTJM diunggah, dana diproses oleh bagian Keuangan. Ormawa cukup menunggu notifikasi pencairan.
  2. Jika dana telah dicairkan, ormawa mendapat notifikasi di Telegram.

Notifikasi Telegram — Dana Telah Cair Gambar 36. Notifikasi Telegram Dana Telah Dicairkan

Setelah dana cair, segera proses SPJ secara fisik di Ruang Keuangan Lt. 10.

Perhatian: Maksimal pengajuan dana aktif adalah 3 pengajuan. Jika sudah mencapai batas dan SPJ belum diproses, ormawa tidak dapat membuat pengajuan baru.

Aktivasi Telegram

Agar menerima notifikasi proses SIK, revisi, pencairan dana, dan lainnya, aktifkan Telegram dengan langkah berikut:

  1. Cari bot @ftmmunairbot di Telegram, atau buka https://t.me/ftmmunairbot.
  2. Klik Start atau ketik /start — bot akan membalas dengan ID Telegram Anda.
  3. Buka profil akun FTMM-Nexus (klik nama di pojok kanan atas navbar → Profil).
  4. Paste ID Telegram ke kolom Telegram Chat ID.
  5. Klik Simpan.

Tips: Tata cara aktivasi juga tersedia langsung di halaman Pengaturan Akun.